化学品采购流程范文

关键词：采购业务；流程再造

20世纪90年代美国麻省理工学院教授迈克尔·哈默（MichaelHammer）等管理学家们首次提出“企业流程再造”（BusinessProcessingReengineering）这一概念，哈默认为业务流程再造就是对企业的业务流程进行根本性的再思考和彻底性的再设计，从而使企业在成本、质量、服务和速度等具有时代特征的关键指标上获得巨大改善。

自此之后，流程再造逐步在企业实务中得到应用，尤其是在制造过程中。随着管理者们对流程再造认识的不断加深，人们发现仅在制造过程中应用流程再造是不完全的。研究表明，流程中增值活动时间占全流程周期的比例通常不足5%，约95%的时间和资源浪费在非增值活动上。换而言之，对制造过程以外的采购、销售等流程的再造急需进行。对多数生产企业而言，采购业务是供应链的源头，是保证企业生产经营活动正常开展的基础工作，因而采购业务高效、快速运作对企业而言是至关重要的。

一、传统采购业务的现状

虽然各个企业采购业务的具体流程并不相同，但是基本都可以归纳为“职能部门式”，即各个职能部门分别做好份内的工作然后将剩余工作移交给流程链条中的其他部门处理。

传统采购业务的流程通常大致如下：生产车间根据生产需求填写请购单，经生产车间负责人审批、签字后移交采购部门；采购部门根据批准后的请购单在市场中进行询价、招标等，确定最佳供应商并发出订购单；仓储部门比较收到的商品和订购单上的要求是否相符、检查商品有无损坏并开具验收单；财务部门根据订购单、供应商提供的发票和验收单编制付款凭证，支付货款并记账。

传统采购业务流程在经济环境较为稳定时运行流畅，但是随着社会经济环境的不断变化，企业面临越来越严峻的“3C”挑战：顾客（Custom）不断提出个性化的需求推动企业研发出不同的产品以满足不同层次顾客；企业间竞争（Competition）的加剧导致企业需要不断平衡成本领先与差异化的关系；PEST环境的变化（Change）要求企业及时调整发展策略。这一切都迫使企业对其业务流程进行根本性的再思考和彻底性的再设计。

二、传统采购业务存在的问题

正如前文所述传统采购业务流程是“职能部门式”的，一项完整的任务在各个部门间被强制分解，因而可能导致如下问题：

1.活动间的等待：在传统采购业务中，只有当生产车间填写订购单后采购部门才能开始询价等工作；只有在采购部门发出询价后各供应商才有机会了解企业需要、提品价单。这些均会造成活动间等待时间的不必要延长。

2.重复活动：在传统采购业务中，涉及票据账单众多，比如请购单、订购单、发票、验收单、凭证等，而各个票据账单中大量信息被重复填写，造成企业效率低下。

3.反复检查：生产车间填写请购单后生产车间负责人审批；采购部门接到请购单后核对请购单并填写订购单；仓储部门收到货物时核对实物、订购单、请购单，核对无误后开具验收单；财务部门根据订购单、供应商提供的发票和验收单编制付款凭证。在这个过程中请购单、订购单、发票、验收单等被反复检查，导致企业效率低下。

4.跨部门的协调：传统采购业务里链条包含多个部门，如生产车间、采购部门、仓储部门、财务部门等，部门间存在职能交叉和重叠且其利益出发点不同，在职权责方面的沟通增加企业成本。

三、传统采购业务存在问题的原因分析

传统采购业务流程存在以上问题的根本原因在于严重的信息不对称。

1.生产车间与采购部门：如果信息充分对称，则采购部门可以在收到订购单前着手了解市场、询价、搜集资料等基本工作，减少活动间的等待，但现状是只有当生产车间填写订购单后采购部门才能了解到生产车间的需求并着手开始工作。

2.生产车间与仓储部门：如果信息充分对称，则仓储部门可以在生产车间填写订购单之前告知采购部门生产车间的大致需求，方便采购部门提前准备，但是仓储部门并未起到“剂”的作用。

3.采购部门与决策者：在传统采购业务中，采购业务信息在基层采购业务人员处集中处理，但采购业务人员并不具有供应商选择及采购的决策权。随着采购业务信息向上级主管的传递，信息量在逐渐减少，但上级主管的采购决策权却在逐渐增大，容易导致钱权交易以及不正当竞争行为。

4.企业与供应商：如果信息充分对称，供应商可以在企业采购部门进行市场询价前毛遂自荐并提供其产品信息与报价，增加合作可能性；企业可以通过提前对比多家供应商所提供的信息可以充分了解市场行情，使自己处于博弈的有利地位。

四、传统采购业务流程再造

所有企业的最终目的都应是为了提升顾客在价值链上的价值分配。在传统采购业务中，非增值活动比例较高，因而我们采用ESIA流程再造法，清除无附加价值的步骤、简化过于繁杂的环节、整合不同职能和流程、利用先进的信息技术实现流程自动化，并提出全新的采购业务流程。流程再造后的采购业务如下图：

具体来说，再造后的采购业务是“网络式”的，包括：①采购部门将订单信息输入数据库②供应商将其产品信息输入数据库③主管领导通过数据库作出采购决策④供应商交付商品后，仓储部门验收商品并将相关情况输入数据库⑤财务部门通过数据库信息进行处理。不仅如此，在某些企业中仓储部门与采购部门甚至可以合二为一。

通过利用信息技术建立共享数据库，采购业务涉及的各个部门都可以同时取得想要的信息，减少活动间的等待，并可提前做好工作准备；由于所有相关信息仅需一次性输入共享数据库，因而减少重复活动和反复检查；各部门通过共享数据库获得所需信息也避免了部门间的协调工作，大大提高采购业务的效率。（作者单位：河南大学工商管理学院）

参考文献：

[1]MichaelHammer.ReengineeringWork：Don’tAutomate.[J].HarvardBusinessReview.1990（4）：page63

[2]陈晓骞，王江.ERP实施中的采购业务BPR实践.[J].价值工程.2008（1）：96～98页

[3]毛付根.流程再造的紧迫.[J].财会通讯综合.2004（7）：11页

化学品采购流程范文篇2

关键词：制造企业；采购管理；问题；对策

一、中小制造企业采购管理存在的问题

（一）单次采购数量小、批次多

我国大部分的中小制造企业都是根据已经下单的客户订单实施产品设计的，进而进行原材料采购以及生产，由于受到企业发展规模以及销售额还有资金方面的限制，中小制造企业在采购方面的是非常谨慎的，尤其是采购方式通常都是比较传统的，无法真正通过规模采购实现更大的经济收益。

（二）采购流程模式僵化、审批手续过于繁杂

当前我国中小制造企业的采购流程主要流程就是从订单开始，一直到供应和仓储，还有财务以及质量检验，最后到生产以及销售和运输等相关部门，并且能够对采购职能进行不同的分工，这种采购流程不仅仅缺乏对其做出系统筹划，而且手续处理非常烦琐，尤其是工作效率非常低。再加上各个部门的本位主义非常严重，大部分的部门都只是站在自身部门角度来考虑问题，这种信息沟通不流畅的情况，直接影响到我国中小制造企业在采购决策方面做出正确的向导。

（三）采购缺乏计划性，采购工作非常被动

大部分的中小企业实施生产都是采取订单式的生产方式，这种生产方式对于顾客方面的需求调查是缺少前瞻性的，大部分的企业都是根据历史销售数据实施采购。因为企业在制定采购计划方面没有做出周详的计划，导致在实施采购的过程中通常都是处于被动的局面，特别是当出现订货周期比较短以及交货日期非常紧张的情况，导致采购部门在采购价格以及采购材料质量方面在和供应商进行谈判的过程中都是缺乏优势的。

（四）采购成本极高

我国中小制造企业存在采购成本偏高的主要原因在于以下多个方面：第一，企业采购数量不多，但是批次多，而且采购周期相对不稳定，采购的数量以及品种都呈现出多样化情况，导致企业很难在采购的过程中实现优惠，进而提升了采购成本。第二，大部分企业对于市场销售比较紧俏的材料，都是采取的事先采购，并且造成了大量的囤积，因此，造成采购成本不断上升。第三，库存原材料不断增加，随之增加的就是库存成本，最终导致企业的经营以及管理成本都在不断上升。导致企业之前采购的大量原材料都无法适用，最终给企业造成了极为严重的损失。

二、中小制造企业采购管理对策

（一）优化采购流程，实现信息共享

应该对企业采购当中的每一个流程和环节都做出监控。对企业采购流程实施再造，并且还应该利用现代高科技技术实现信息共享，尤其是应该改变之前那种单纯地依靠家族成员才能够解决问题的情况，这同时也是企业应该必须重视和解决的问题。主要对策可以实施以下办法：第一，采用ERP技术，实现对企业资源的有效整合。通过安装ERP系统能够有效对企业拥有的资源进行整合，能够做到把整个业务采购流程都看成了一条供应链，能够做到把企业管理从企业内部一直延伸到外部。并且能够对企业所有的供应链都能够做出集中管理。有效提升工作效率，并且减少出现工作失误的情况，进而有效增加在采购过程中的信息透明度。

（二）加强企业管理基础性工作，做到管理制度化以及规范化

对于中小制造企业运用ERP系统，还应该不断加强对企业内部管理方面的基础工作，尤其是应该做到对企业相关管理工作做到规范化以及系统化，尤其是应该做到制度化，不能简单地把ERP系统看作是一套简单的降低工作程序、减轻工作负担的工具，而应该利用ERP系统创造更多的价值。

表1ERP系统的管理目标

序号管理目标

1支持企业整体发展战略的战略经营系统

2实现全球大市场营销战略与集成化市场营销

3完善企业成本管理机制，建立全面成本管理

（三）实现零库存采购，创建零库存仓库

实现零库存采购指的是企业能够把库存功能全部转移到供应商一方，并且有效实现降低库存管理成本的目的。实施零库存管理的目的在于对原材料要求准时准质能够保障基础供应，并且对于原材料供应还不能是提前或者是延误，进而有效节省保管费以及仓储费用。并且实施零库存采购更加有利于企业发展在进行物资供应过程中出现的废品，而且还能够追索供应商，能够有效保证原材料产品质量，尽量减少废品丢失的情况。

（四）加强财务部门对采购数量和价格的控制

应该转变企业财务部门对实施采购过程中的监控重心，应该把事后监控转变成为事前监控。那么，不仅仅需要财务部门调整思路，并且关键在于财务部门的主管会计应该全面提升个人业务素质，尤其是对成本核算方面应该做到客观、公正，而且会计核算人员还应该熟悉整个产品生产流程以及原材料方面的使用功能等等，并且创建产品计划价格方面的信息数据库，能够通过这种指令性的价格库对所采购的产品价格做到更加深刻的了解，能够对采购价格做出严格把关。应该对采购价格以及采购数量两个方面都加强采购管理，进而能够有效实现降低采购成本的效果。

三、总结

此外，还应该改变用人观念，尤其是要全面提升采购人员的综合素质。人力资源管理的核心思想是要把合适的人员用到合适的岗位上，即要做到人岗匹配。中小制造企业采购人员的选配同样需要遵循这样的原则，即要选拔德才兼备的员工担任此项重要工作。此外，员工素质的提高与企业对员工的培养和管理密切相关，可以通过产品知识、相关法规和电子商务及信息化管理培训，提高员工的从业能力和商务谈判技巧；同时通过采购流程的规范化、采购信息的透明化、员工的绩效考核等管理手段加强对采购人员的管理和监督。

参考文献：

［1］李政，姜宏锋.采购过程控制：谈判技巧・合同管理・成本控制

［M］.化学工业出版社，2010.

［2］英国皇家采购与供应学会（CIPS），北京中交协物流人力资源培

训中心.全国高等教育自学考试采购与供应管理专业指定教

材・采购与供应管理丛书：采购与供应中的谈判与合同［M］.

机械工业出版社，2014.

［3］张浩.21世纪全国高等院校物流专业创新型应用人才培养规划教

材・采购管理与库存控制［M］.北京大学出版社，2010.

［4］赖一飞，张清，余群舟.21世纪高等院校项目管理工程硕士系列

规划教材・项目采购与合同管理.机械工业出版社，2008.

化学品采购流程范文

（河南农业职业学院，河南郑州451450）

摘要：供应链管理作为一种集成的管理理念和方法，突破了传统的生产管理模式仅仅着眼于局部优化的狭隘视野，从系统的角度对整条供应链进行业务流程重组和优化来实现供应链企业的同步化运作和效益最大化。该管理模式通过致力于优化企业采购模式改善企业采购策略来达到降低成本、提高企业运营效益和效率的目的。

关键词：企业；管理；供应链

中图分类号：F275文献标志码：A文章编号：1000-8772（2015）01-0249-02

一、采购在企业生产及供应链中的重要地位

企业采购涵盖了从供应商到需求方间的货物、技术、信息或服务流动的全过程。企业通过实施有效的计划、组织与控制等采购管理活动，合理选择采购方式、采购品种、采购批量、采购频率和采购地点，以有限的资金保证经营活动的有效开展，在降低企业成本、加速资金周转和提高企业经营质量等方面发挥着积极作用。采购成本是企业成本控制中的主体和核心部分。对于典型的制造型企业来说，采购成本（包括原材料和零部件）要占产品总成本的60%，例如汽车行业的采购成本约占一辆车成本的80%。可见采购成本直接影响着企业最终产品的定价和企业的利润，良好的采购将直接增加企业的利润和价值，有利于企业在市场竞争中赢得优势。

二、企业采购的现状和存在问题

我国企业采购已基本实现市场化运作，现行采购模式主要有三种：传统的不透明采购方式、公开招标采购方式、电子商务采购方式。其中，传统的粗放式采购模式仍然是企业采用的主要采购模式。企业采购存在以下问题。

第一，采购成本数据库没有形成，无法对采购品种进行分类管理。在采购管理领域，通常企业80%的采购成本集中在20%的采购品类上，因此应当对采购品种进行分类管理。

第二，供需双方信息不对称，采购活动盲目性强。采购商和供应商之间互相封锁供应商信息、生产情况和市场行情，就不能进行有效的沟通。

第三，采购部门与其他部门相互独立、分离，影响作业流程的协调性。传统的采购部门与其他部门相互独立，保持着明显的界限。但在业务流程中，各部门都是重要的组成部分，部门之间的分离导致了业务流程的协调性较差。

第四，对供应商关系没有进行科学管理。当供应商流失或变更时不能主动应变，影响企业生产运作；与关键供应商之间的沟通与合作尚停留在交易层面，未注重深层次合作关系培养；供应商的评估体系、供应商激励机制和淘汰机制还未形成。

三、供应链下采购成本控制的模式

控制采购成本对一个企业的经营业绩至关重要。采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少，而且直接体现在产品成本的下降、利润的增加，以及企业竞争力的增强。由于材料成本占生产成本的比例往往达到50％以上，因此，控制好采购成本并使之不断下降，是一个企业不断降低产品成本、增加利润的重要和直接手段之一。

（一）采购模式的优化

企业的采购应该着眼于供应链的整体框架，考虑供应的速度、柔性、风险，优化采购模式，从单一的竞争性采购模式变成为集中采购、全球采购、准时采购、电子商务采购、协同采购等多种模式及其优化组合以降低并控制采购成本。

1、集中采购模式

集中采购是相对于分散采购而言的，即采购组织同时为多个企业实施采购，通过全面掌握多个企业的需求情况，与供应商签订统一合同，实现大批量订购，利用规模优势，提高议价能力，从而大大降低采购成本。

例如，2004年我国武钢、唐钢等大型钢铁企业联手和全球最大的多种资源矿业公司达成合作意向，成立合营企业并通过该公司在25年内每年向这几家钢铁企业提供约1200万吨铁矿砂。据估计协议采购价格约25美元/吨，到岸价约为59美元/吨，这同当时120美元/吨的澳矿到岸价相比，采购成本降低逾五成以上，极大地降低了企业的生产成本。

2、全球采购模式

利用全球的资源，基于电子商务交易平台，整合互联网技术与传统工业资源，在全世界范围内寻找供应商和质量最好、价格合理的产品。全球采购在地理位置上更加拓展了采购的范围，也是大型企业全球化战略的必然要求。例如戴尔公司全球采购的实施是通过建立全球采购中心、设立众多国际采购网点以提高采购效率，在全球范围内采购5000多种零部件。这种全球化采购模式充分发挥了现代物流、信息流的功用，使戴尔的采购成本降到了最低。

3、适时采购模式

适时生产的基本思想是只在需要的时候，按需要的量生产所需的产品，是在多品种、小批量混合生产条件下高质量、低消耗的生产方式，其核心是追求无库存的生产系统或使库存最小化。所以，适时采购模式建立在供需双方互利合作的战略伙伴关系的基础上，当需求商对原材料或半成品的需求产生时，有能力适时地从供应商处得到质量可靠的所需物料。

JIT（Justintime）采购模式对于降低原材料和外购件的采购价格、大幅度减少原材料和外购件的库存、提高生产率等方面作用明显。例如生产复印机的美国施乐（Xerox）公司通过实施JIT采购，使该公司采购物资的价格下降了40%～50%，库存降低了40%，劳动生产率提高了2%。

4、电子商务采购模式

电子商务是指交易双方利用现代开放的互联网络，按照一定的标准所进行的各类商业活动，是商务活动的电子化。电子商务采购是在电子商务环境下的采购模式，也就是网上采购。通过建立电子商务交易平台，采购信息，或主动在网上寻找供应商、寻找产品，然后通过网上洽谈、比价、网上竞价实现网上订货，甚至网上支付货款，最后通过网下的物流过程进行货物的配送，完成整个交易过程。

电子商务采购为采购提供了一个全天候、全透明、超时空的采购环境，即365×24小时的采购环境。该方式实现了采购信息的公开化，扩大了采购市场的范围，缩短了供需距离，避免了人为因素的干扰，简化了采购流程，减少了采购时间，降低了采购成本，提高了采购效率，大大降低了库存，使采购交易双方易于形成战略伙伴关系。从某种角度来说，电子商务采购是企业的战略管理创新，是政府遏制腐败的一剂良药。

5、协同采购——它是解决采购问题的有效模式

这个新型采购模式采取供应链管理策略，改进了与供应商之间的关系，强调协同的理念，而且，随着采购的品种、数量和频率的增加，协同的作用将越发明显，包括以下几个。

（1）企业内部协同。企业要实施高效的采购行为，需要企业内部各业务部门的协同配合，包括设计开发部门、生产部门、销售部门、财务部门等，并适时进行相关数据的维护，如物料、供应商、采购价格等，只有这样才能以合理的价格采购到所需的物料、合适的数量并实施正确的交付。

（2）企业与外部的协同。采购不仅需要企业内部的协同，更需要与外部的协同，即与供应商在库存、需求等方面信息的共享。企业可以根据供应链的供应情况调整计划及执行的过程。同时，供应商可以根据企业的库存、计划等信息调整供应计划。

（3）实现从“为库存采购”到“为订单采购”的转化。在供应链管理条件下，采购活动以订单驱动方式进行，这种方式可以准时响应客户的需求，降低库存成本，进而改变了传统的以库存补充为目的的采购模式。

（4）加强对外部资源的管理。有效的外部资源管理可以建立一种新的不同层次的供应网络，减少供应商数量，与供应商建立一种长期的、互惠的合作关系，进而摒弃传统采购管理的不足：缺乏合作、缺乏柔性和对需求的快速响应能力。

四、采购模式优化过程中应注意的问题

通过采购模式的优化，可以提高采购效率、降低采购成本，使采购的过程公开化，促进采购管理定量化、科学化，实现生产企业从为库存而采购到为订单而采购的转变，实现采购管理从内部资源管理向外部资源管理的转变。在采购模式的优化过程中应注意与企业内外部的协同、与供应商关系管理、健全采购绩效评估体系以及采购流程合理管理等问题。

1、注重与企业内外部的协同

企业的采购要实现高效就需要企业各业务部门的协同配合，包括设计开发部门、生产部门、财务部门等。采购模式的优化过程中要注重采购部门与其他相关部门（尤其是生产部门）的流程重组，逐渐从注重功能集合向注重流程重组上转移，加强采购流程在企业内部的沟通和协调，充分发挥采购职能。

采购作业不仅需要与企业内部协同，而且更重要的是与外部供应商企业协同。这种协同不仅包括与供应商在库存、需求等方面通过信息的共享及时调整采购计划及执行过程，更为重要的是与供应商的全程协同，即在产品研发过程当中和供应商进行同步开发。此外，注重对采购价格的协同以保持最佳的价格竞争优势。

2、加强与供应商合作关系的管理

集中采购、全球采购等现代采购模式，一方面促使供应商向专业化的方向发展；另一方面使生产商在更广的范围内挑选更为合适的供应商成为可能和必需。在全球供应链的环境下，采购方和供应方协同合作的难度不断增加，任何一方的失误都会造成供应链效率和利润的低下。可见，切实加强与供应商合作关系的管理在采购模式的优化过程中尤为重要。要加强对供应商的选择与评估，建立并协调与供应商战略合作关系，拟定产品共同开发计划，将采购作业与供应商的工作流程衔接，直接处理跨越双方的综合业务等。

3、实行合理的采购流程管理

在流程管理方面，应注重企业采购流程管理，加强生产计划、物料需求计划和采购之间的协调运作。加强核心采购流程的设计，降低采购工作的随意性。以年度采购计划预算编制流程为例，如果没有明确的采购计划，缺乏对采购需求的分析和对供应商的培养，就会导致大量的常规采购变成突发性的临时采购，使生产成本大幅上升。

4、健全采购绩效评估体系

企业通过健全采购绩效评估体系并持续进行评估，可以及时有效地发现采购作业中的问题，制订改善措施和解决方案，确保采购目标的实现和绩效的提升。对于绩效评估体系的健全，可建立包括采购（计划完成及时率）、物料质量（来料合格率）、采购成本（价格差额比率）、采购周期、供应（供应准确率）、库存（库存周转率）、服务满意度等指标体系来评估。

五、采购模式优化的成功实例

联想集团基于供应链的采购管理优化是企业采购模式优化的成功案例。作为IT行业的龙头企业，该集团每年的采购金额大约在110亿美元左右。联想集团在采购流程中面临的主要问题是原材料价格波动性较大、客户需求个性化日益强烈、供应商寡头垄断等。

针对这些主要问题，联想在供应链和采购方面采取了一体化的运作体系以加强企业内部的协同。首先，在协同作业上，将采购、生产、分销以及物流整合成统一的系统，整个集团形成统一的采购策略。其次，科学地推进与供应商的协同管理。集团有约300家供应商，物料的采购面向国际和国内，拥有非常复杂的供应链体系，联想采取了全程紧跟的策略，在供应商端设立了相应的采购平台，加强日常管理。

在采购绩效评价方面，坚持对采购管理和绩效进行定期评估。评估主要是从质量、服务、成本等方面来进行，然后根据评估的结果对日常采购进行管理。通过采购模式的优化，联想逐渐由传统的采购管理转变为供应链采购管理，降低了供应链运作成本。