文件管理篇1

关键词：电子文件；产生；特点；管理；措施

中图分类号：F273文献标识码：A文章编号：1006-3315（2012）08-178-001

电子文件的管理如何适应信息化时代的步伐，做到与时俱进，不断创新发展，已成为日益关注和研究解决的新问题。

1.电子文件的产生

由于办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业，使过去用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等，都可以用电子计算机进行，由此而产生了电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等，这些都是属于电子文件。具有档案保存价值的电子文件，必须要归档保护。

2.电子文件的特点

电子文件是指能被计算机识别、处理、存储在磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的代码顺序，是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体上，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。将电子文件归档后即形成电子档案。由于电子文件的传输快捷性、可复制性等优点，使得无纸化办公成为现实。电子文件的主要特点可概括为：电子文件不再是直观的纸质文件，需要利用现代办公设备才能阅读。电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理传递。电子文件是可共享，不受时间、地域的影响，保存环境对温湿度、防磁性要求较高。

3.电子文件的保管

3.1电子文件必须以脱机方式进行保存。实际用于电子文件保存的介质主要有磁带、软盘和光盘等，其中光盘属首选。光盘作为新型的存贮载体，比磁带、软盘更具有抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存。因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。

3.2光盘的存放和使用必须规范。应将光盘置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲。在使用过程中应避免磨擦和划痕，造成光盘损伤和数据丢失。存放电子文件光盘的环境应保持良好的温湿度，高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片霉变。为此光盘存放温度宜控制在14-24℃，相对湿度宜控制在40%-65%。

3.3电子文件的保管需要不断地更新设备。当电子文件使用某种电子信息技术和设备将其记录于存储载体之后,就永远离不开支持这种载体的技术和设备环境。

4.使用和管理电子文件中遇到的困难

目前电子文件的签署技术不普及，不能为每一份电子文件印章或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。

电子文件制作过程的虚拟化使得电子文件容易被修改，对其原件的界定难以实现。在不同时间不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别，无法区分其中哪个是“原件”和“复印件”。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。

5.解决存在的电子文件信息安全的管理技术

电子文件是高科技的产物，信息安全技术对于维护电子文件的原始性、真实性至关重要。目前这方面的管理技术主要有：

5.1身份验证。为了防止无关人员进入系统对文件或数据访问，有些系统需要对用户进行身份验证，如果验明他为合法用户，可接受他进入系统相关的业务访问，如果验证不合格，该用户就会被拒之系统门外。

5.2加密技术。采用加密技术可以确保电子文件内容的非公开性，因此第三者很难从截获的密文中解出原文来，这对于传输中的电子文件具有很好的保护效果。

5.3防写措施。即在软件中采用的将文件设置为“只读”状态，在这种状态下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其做任何修改，有效地防止了用户更改电子文件内容，保持电子文件的原始性和真实性。

5.4签署技术。对电子文件进行签署的目的在于证实该份文件确实出自作者，其内容没有被他人进行任何改动。电子文件的签署技术一般包括证书式数字签名和手写式数字签名。

上述技术措施在信息网络中的广泛运用，对于证实电子文件内容的真实、可靠，保证电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意改动，都具有很好的效果。

6.加强电子文件管理的主要措施

信息技术和网络技术的迅速发展，使得电子文件在各个领域发挥着越来越重要的作用，如何加强电子文件的保存是电子文件管理者急需解决的问题。

6.1解决好电子文件的保存问题。电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁性物质极易受外磁场影响而导致退磁、消磁，光盘是利用激光进行信息存取的，它由盘基、记录介质和保护层等部分组成，而目前光盘常用的记录介质不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。所以要长久保存电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

6.2建立电子档案。目前，正处于纸质文件和电子文件并存的过渡期，认真做好归档的电子文件的技术处理工作显得尤为重要。新型电子文件材料的归档势在必行，要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，从保护电子文件的原始信息入手，通过技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。

6.3提高电子文件管理人才的业务素质。面对调整发展的信息时代，管理者必须拓宽知识面、优化知识结构，既要具备电子文件管理的基础知识，不仅要熟练地掌握管理工作的基本原则和方法，又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等，努力成为适合信息时展的复合型人才。

电子文件与传统的办公条件下产生的纸质文件相比具有独特的优越性，它对文件信息传递、数据共享提供了极大的便利，在很大程度上提高了办公室工作的质量和效率，电子文件的管理与利用已成为今后努力的发展方向。随着实践的深入和发展，我们将不断加深对电子文件的认识，不断完善归档电子文件的管理，更好地服务于地方经济建设和社会事业发展。

参考文献：

［1］王云庆．现代管理学[M]青岛：青岛出版社2002

文件管理篇2

2、文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。换版文件下发后，必须将原文件由行政部收回，以保证使用有效版本。

3、文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，到行政部填写《文件处理单》，经常务副总审核、批准后方可领用。

4、文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写《文件借阅登记表》，经常务总经理批准后方可借阅。

5、作废文件销毁时，由该部门填写《文件处理单》，由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。

6、质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政管理部门审查批准，统一编号控制。质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。

7、质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。

8、质量记录的借阅：外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅手续。

9、质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。

10、各类质量记录由各部门指定专人手机、整理分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。

11、质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由行政部和使用部门负责签字，包常务副总审核批准后，进行销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。

12、行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。并留有记录，填写《监督检查记录》，发现问题及时进行纠正。

技术文件管理制度（二）

1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括：

1）开发计划阶段：方案设计、设计开发计划书、检验要求。

2）开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序。

3）产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、设计评审记录表（原理图和印制板图）、产品调试记录。

4）产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

4、各相关负责人负责技术文件的审核和批准。

文件管理篇3

随着计算机技术的普及和办公自动化系统的应用，各单位已形成了大量的电子文件。为做好电子文件的收集管理工作，现就有关通知如下：

一、提高认识，加强领导。电子文件是指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它具有交流传递迅速高效的特点，是现代办公所依赖的主要信息形式。各单位应加强领导，将电子文件收集管理工作纳入本单位信息化规划和办公自动化程序。进一步完善各项规章制度，健全机关工作网络，将电子文件形成处理、收集积累、整理归档、保管利用工作纳入相应人员的岗位职责，确保电子文件完整、系统、安全、有效。

二、及时收集，按时归档。各单位要认真做好电子文件的收集积累工作，按时将有用的电子文件归档保存。实现办公自动化的单位要将本单位形成的文件和收到的文件通过办公自动化网络实行即时归档；尚未实现办公自动化的单位应将发文打字软盘收集起来，按时向档案部门归档。各单位档案部门应对电子文件的形成积累、运转使用进行全过程的监督，积极接受各部门归档的电子文件，并于第二年一季度前，区分保管期限各门类，转储到光盘、磁带等介质上。存储电子文件的光盘或磁带应一式制作三套，一套封存，一套提供利用，一套另处保存。

三、完善设施，安全保管。各单位应完善电子文件的保管设施，为电子文件管理创造良好条件。各单位档案部门应采取科学的管理方法和先进手段，确保电子文件的安全保管。光盘或磁带应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，远离强磁场，环境温度保持在17－20°C之间，相对温度保持在35－45％之间。应定期对归档电子文件进行检测和转录，确保电子文件安全有效。

四、坚持纸质文件、电子文件并存。当前，电子文件在我国还不具备法律效力。各单位要坚持电子文件与纸质文件长期并存的原则，在做好电子文件归档管理的同时，继续做好纸质文件的收集归档工作。实现网上传递签批文件的同时，继续做好纸质文件的收集归档工作。实现网上传递签批文件的单位，应按公文处理程度，输出一份纸质文件底稿，由领导签发，与正本一同归档，确保公文的法律效力。

文件管理篇4

【关键词】护理文件书写；质量管理

护理文件书写客观、真实、及时、准确、完整以及保存的完好性，是判断护理行为正确、及时、有效、安全的主要依据［1］。通过近2年护理文件质量检查，发现影响护理文件书写的原因诸多，现就原因进行分析，并提出相应对策。

1资料与方法

1.1一般资料2008年11月-2010年10月，共查阅我院出院病历343份，其中死亡病历17份。

1.2方法按照《医疗事故处理条例》及《病历书写基本规范（试行）》的有关规定，以诊疗护理规范、常规作为检查的标准，检查过程中及时纠错，认真反馈，对普遍存在的问题制定相应的护理管理对策。

2护理文件书写中护理缺陷的表现

2.1护理记录不及时或漏记是危重患者抢救时最容易发生的事情。常有下班时回顾性的补记各时间段的病情及护理措施落实情况，易造成关键内容漏记，一旦病人病情发生变化或发生医疗纠纷时，家属要求立即封存病历，而有时护理记录还来不及补齐，给护理工作带来潜在的危险和隐患。

2.2医护记录不一致护理记录中医护记录不一致或自相矛盾是大忌。如医护记录的死亡时间、病情变化时间、抢救时间、药物过敏实验结果等关键点不一致；医护病情观察判断差异，如医生记录病人浅昏迷，而护士记录清醒嗜睡。

2.3护理记录书写不规范护理记录书写内容缺乏鲜明的疾病专科特点、疾病转归征性的指标和心理活动，给病人所作的护理活动在护理记录上看不到，未体现一切护理活动应遵守“写我所做，做我所写，记录做过的”原则。

2.4病情记录、护理措施及效果评价与实际不符护理记录单记录病人主诉多，执行治疗医嘱多，而体现护士的护理活动少。护士完成的大量护理工作，在护理记录中没有充分体现。

2.5护理记录修改方法不正确《病历书写基本规范》中规定严禁涂改、伪造病历。有的护士在书写过程中出现错误不使用正确的方法修改，若涉及法律诉讼均会降低真实性和可信度，所涉及诉讼的医学文书有时擦痕会被看作企图隐瞒掩盖某些事实。

3护理记录缺陷产生的原因分析

3.1法律观念和自我保护意识不强护理人员尚未充分认识到护理记录的缺陷，在医疗纠纷中承担了本不该承担、本可避免的法律责任；尚未认识到护理记录在医疗纠纷举证倒置的重要作用。

3.2护士缺乏书写护理记录的基本功护理记录中有价值的部分得不到有效提取，影响了对病人信息采集的准确性，造成护理记录形成时的错误。

3.3实施全程质量监控的力度不足检查中发现，由于对护理记录质量管理的重要性认识不足，护理管理者在病历检查中，重视终末质量检查，而忽视环节质量检查，致使护理记录在形成过程中存在明显的缺陷，造成终末病历的修改，使病历失实、失真。

3.4对诊疗护理规范和常规落实不到位上述提到的缺陷大部分与未能准确执行护理常规和制度有关，因此，应加大执行常规、制度的力度，防患于未然。

4管理对策

4.1加强医护人员法律法规学习加强医院各项管理制度落实，强化法制观念，认真学习《医疗事故处理条例》，增强学法、懂法、守法意识，提高法律水平，加大病区管理力度，提高服务能力。

4.2加强护士专业素质培养医院护理部及科室定期组织“三基”护理理论和技术操作、文件书写规范等学习培训，定期对不同层次护士进行考试考核，尤其对新上岗的年轻护士，本着观察到什么、做了什么、就记录什么的原则，不能凭空想象记录。

4.3加强医护之间沟通与交流医生与护士之间，护士与护士之间增进交流，认真执行床头接班和书面交接班，培养护士的责任和慎独精神，遇到问题不能靠主观猜测、臆断，发现医护记录不一致时，应予以核实纠正，避免在纠纷中举证责任倒置时产生自相矛盾［2］。

5强化质量意识，严格执行护理常规和各项规章制度

5.1根据《医疗事故处理条例》要求，规范执行签名制度，在所有的医嘱中均实行“谁执行谁签名，谁签名谁负责”。

5.2将护理质量控制的重点放在具体工作环节上，从护理记录的形成过程要求记录人员自检自查，自我完善。

5.3护士长及主管护师成立质控小组，严格把关，并对护理记录提出指导性意见，以减少护理缺陷的发生。

6小结

护理文件是一份完整病案资料的重要组成部分，是护理工作者证明自己无过错的重要举证依据。因此，护理文件在内容、格式、要求和管理上必须适应举证责任倒置的新形势。护理人员要提高安全防范意识，主动学习相关的法律知识，注意证据保全，杜绝差错事故的发生。

参考文献

文件管理篇5

关键词：办公自动化；电子文件；管理

电子计算机的普遍应用．促进了办公自动化的迅速发展．随之产生的电子文件与传统纸介质文件汇集成浩大的信息流．成为社会改革与发展的宝贵资源。同时，也给档案工作者提出了新问题：如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应．并与之同步发展的电子文件管理体系?

以我院为例．在办公自动化方面起步虽然较晚．但逐步实行和全面铺开办公自动化是必然趋势。现阶段我院只部分使用各主管部门设计的计算机网络系统，多个网络系统无法链接，也不能兼容；多数职能科室只是使用计算机单机办公．对所形成的电子文件未进行统一管理，主要存在以下问题。

1对电子文件的重要性认识不足，未对电子文件进行归档及统一管理

电子文件是近几年才出现的新生事物，对它的意义和作用，人们还未充分认识，没能引起足够的重视。

使用计算机网络系统的科室，仅是把电子文件存储在硬盘、磁盘或光盘内，没有进行规范整理、鉴定和归档。信息科作为计算机网络系统的管理部门。也只是对全院的局域网进行技术支持和指导，网络升级和更新前后的备份电子文件没进行规范科学的整理和归档。这样。即使不会造成电子文件丢失，日积月累，也会使电子文件堆积成灾，无法检索和利用。

未使用计算机网络系统的科室，仅用计算机进行办公和事务性管理。多数科室使用计算机起草文件，一旦打印出纸介质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数不作保留，不是因存储载体用于其它信息的存储而被清洗，就是被新起草的电子文件不断覆盖；一些部门在文件办结之后，则把相同内容的纸介质文件和电子文件两种类型的文件同时保存，造成人力、物力、财力的浪费。

2办公自动化系统与档案管理系统不兼容，给电子文件归档造成困难

我院使用的计算机网络系统多是本单位或上级主管部门设计的软件，而档案室使用的档案管理系统，是档案行政管理部门为了使档案管理达到现代化、标准化、规范化要求。实现资源共享而推广的档案计算机管理软件。由于我院计算机网络系统和档案管理系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，难以进行电子文件归档。

3电子文件的不安全性，影响了对它的归档管理和长期保存

电子文件具有复制和传递时的高保真性、设备的依赖性、载体的非直读性、信息与载体的相分离性、信息的共享性、信息内容的易改性等特点，这些特点给电子文件的安全保管和长期保存带来了很大困难，也给档案工作者提出了新的挑战。

如果上述问题得不到解决，电子文件无法进行规范管理和检索利用而失去其共享的重要作用，阻碍了办公自动化的进程。因此，对电子文件进行规范科学的管理，这时时代赋予档案工作者不可推卸的责任。

电子文件归档及电子档案管理都要依靠技术条件实现。电子档案的保管期限是由电子档案内容来定，而实现电子档案保管期限，取决于载体的寿命、电子计算机的软硬件生存周期和载体所载档案与电子计算机软研件平台的一致性等。实现对电子文件的科学管理首先要做好以下几方面工作：

3．1提高电子文件管理意识

电子文件与纸介质文件一样，涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题，与纸介质文件具有同等的法律凭证作用。医院各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程，把这项工作纳入档案管理范畴，通过各种方式和手段，大力宣传电子文件的重要性，提高全院职工的电子文件管理意识。

3．2加强制度建设

目前电子文件管理不善，与没有一套完善的电子文件管理制度有着重要关系。因此，做到依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理体制，建立健全相应的规章制度是电子文件管理的一个重要前提：一是医院综合档案室应会同有关部门联合制定电子文件管理办法。确定电子文件的归档和不归档范围，依法管理电子文件。二是逐步制定和完善电子文件全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。

3．3做好电子文件的收集

电子文件的收集范围尽可能广一些，将分为几大类，为每一类文件确定收集范围。为了确保电子档案信息的“原始记录性”，档案工作者要参与制定电子文件生成和办理的流程，对电子文件的形成、收集、积累、归档、管理等环节进行把关和交接，保证电子文件生成过程各环节的真实性、完整性和有效性。为电子文件的鉴定打好基础。

3．4把好电子文件的鉴定、归档关

电子文件的鉴定工作除了包括纸介质文件的密级、保管期限等内容，还应包括真实性、完整性和有效性的鉴定。其中，真实性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等是否与其形成的原始状态一致；完整性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等相关信息是否完整无缺；有效性鉴定是检查电子文件是否具有可读性和可利用性。

3．5加强电子文件的管理和安全防护工作

采取有效的管理措施和技术手段，一是保证归档电子档案的安全性，二是防止电子档案的遗失和被非法删改，三是加强管理，保持电子档案的长期有效性。电子档案读取和处理设备更新、系统扩充时，要及时进行载体转换和迁移操作，并做好记录，原载体继续保存一段时间}对磁性载体和光盘上的电子档案定期抽样机读检验，发现问题及时采取措施进行恢复；磁性载体上保存的电子档案要定期转存，防止因磁介质破坏而造成信息丢失。四是保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等，在一定范围内对服务器文件与数据提供保护。五是在计算机系统上安装防毒软件，使用外来磁盘、光盘前必须进行严格的病毒检测，或不允许随便使用外来磁盘、光盘等，在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，防止网络系统遭受电脑病毒的侵害。

文件管理篇6

1、对文件进行创建、修改、删除。

2、对文件进行重命名。

3、管理文件的存储路径，存储方式，存储类型。

4、可以对文件进行分类归纳，以便用户更好的查看文件。